Команда юристов — Русслидсюрист пишет Вам. Мы рассказываем свой опыт и знания, которого в совокупности у нас больше 43 лет, это дает возможность нам давать правильные ответы, на то, что может потребоваться в различных жизненных ситуациях и в данный момент рассмотрим — Срок Хранения В Архиве Счетов На Оплату. Если в Вашем случае требуется мгновенный ответ в вашем городе или же онлайн, то, конечно, в этом случае лучше воспользоваться помощью на сайте. Или же спросить в комментариях у людей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
- Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
- Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
- Приказ Росархива от 20.12.2020 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.
Нормативная база
Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.
Из-за отсутствия первички инспекторы могут выписать штраф по статье 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения). При этом, если документов нет только за один налоговый период, сумма санкций – 10 тыс. руб., а если за несколько – 30 тыс. руб. Кроме того, проверяющие могут выяснить, что из-за отсутствия бумаг компания занизила базу по налогу. Тогда организацию ждет штраф в 20 процентов от суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.
Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Ведь он не является первичным документом (письмо Минфина России от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154). Поэтому на него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Задача счета-фактуры исключительно налоговая – подтвердить право на вычеты по НДС. К тому же срок хранения в четыре года установлен и в перечне Минкультуры (п. 368 перечня).
Сколько хранить документы
Если компания ликвидируется и у нее нет правопреемника, то документы, срок хранения которых еще не истек, нужно передать в архив. Для этого ликвидационная комиссия и муниципальный архив должны заключить между собой соответствующий договор (п. 10 ст. 23 Федерального закона об архивном деле от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. – Примеч. ред.). Если этого не сделать, то членам ликвидационной комиссии выпишут штраф по статье 13.25 КоАП РФ.
- как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
- кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
- кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
- каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
- в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.
Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».
Договор с архивом
ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.
Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2020 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
Ответственность за нарушение правил хранения
И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).
Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.
Общие сроки сохранения документации
Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.
I и IV разделы
Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.
означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Мы не случайно отметили, что четыре года – это общие сроки хранения. Так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком.
ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Как уже было отмечено, налоговое законодательство также требует от налогоплательщика обязательного хранения документов, правда, здесь основные сроки хранения чуть меньше. Налоговым кодексом Российской Федерации определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? В среднем 5 лет, но продолжительность хранения зависит от типа документа. Точные сроки указаны в Налоговом кодексе и новом приказе Росархива, который вступил в силу 18.02.2020.
Законодательные основы
- меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
- меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.
Основные сроки хранения
Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:
